Comunicación con los proveedores: 10 consejos para tener éxito

talking to suppliers

Una de las tareas fundamentales que tiene el comprador de una empresa es comunicarse a menudo con sus proveedores. Este diálogo no debe ser necesariamente parte de una negociación, muchas veces esta comunicación se efectúa por diversos motivos. Mantener una buena comunicación es una técnica que el comprador debe dominar y hacerlo bien para poder lograr alcanzar los objetivos estratégicos del negocio. Los siguientes diez consejos le ayudarán a llevar un diálogo beneficioso con sus proveedores.

1. Estar muy bien informados
La información es la clave para el comprador antes de iniciar una comunicación con su proveedor. Estar bien informado le proporciona una ventaja que puede facilitar a obtener mejores condiciones y precios. El comprador debe conocer de antemano todo sobre el producto, la situación actual en el mercado, la posición del proveedor y la de la propia empresa.

2. Dialogar de forma directa
Es importante tomar la iniciativa para definir el tono que marcará la conversación. Siempre hay que tener en cuenta que nuestro interlocutor es una persona y cada interacción influirá en conversaciones futuras. Evite todo tipo de jergas, use un tono gentil y sea honesto.

3. Hacer preguntas
Saque provecho de la experiencia y el conocimiento de sus proveedores. Si conoce con claridad que es lo que necesita, entonces puede preguntar por más información acerca de la empresa, productos, tendencias y de que forma el proveedor puede cubrir las necesidades de abastecimiento.

4. Brindar tiempo para responder
En algunas situaciones el proveedor no está preparado para responder una consulta de inmediato. En el caso ideal le gustará escuchar “no lo sé, pero lo averiguaré”. Como comprador necesita información confiable para hacer un buen trabajo, por lo tanto no presione al proveedor a responder vagamente al instante.

5. Hablar abiertamente sobre dinero
Aunque el comprador no está directamente ligado a la tarea de pago de facturas, hable con su proveedor abiertamente sobre este tema. Es recomendable hablar al inicio sobre si hay facturas vencidas por pagar, ofrezca interceder con el departamento contable y genere confianza al proveedor. Esto disminuirá la tensión en el trascurso de la conversación.

6. Fijar expectativas claras
Su provedor no podrá satisfacer las necesidades de su empresa si no conoce cuáles son sus expectativas. Comunique a sus proveedores que es lo que espera de ellos de forma clara.

7. Dialogar sobre problemas
Es necesario que informe a sus proveedores cuando las cosas no hayan salido bien, puede ser que no este satisfecho en la forma como se manejo un pedido o sobre la calidad de cierto producto. Todo buen proveedor deseará saber sobre esto y conversar sobre como mejorar la situación para el futuro.

8. No preguntar por lo imposible
Es mejor llevar una buena planificación y no esperar que el proveedor resuelva un problema pidiéndole algo imposible. Si un proveedor necesita una semana para la entrega de una carga, sería imposible esperar que lo haga en dos dias. Si constantemente pide “imposibles”, no se sorprenda si solo terminará siendo atendido por el buzón de voz de su proveedor.

9. Brindar reconocimiento
De ser el caso, comunique a sus proveedores cuando sus productos y servicios han conducido a un éxito en las ventas. Brindando este reconocimiento a sus proveedores, ayudará a comunicarles cual es la forma en que deberán seguir brindando su servicio.

10. Devolver las llamadas y responder los correos electrónicos
Asegúrese de responder las llamadas y correos electrónicos en el tiempo oportuno. Si responde de inmediato, será más probable que le muestren la misma cortesía.

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